מדוע שיפור תהליכי עבודה כל כך חשוב לעסק שלך

הרשו לי להתחיל עם כמה עובדות על עולם העסקים; ראשית כל עולם העסקים הוא עולם תחרותי מאוד. בכל נישה תמצאו מספר חברות הפועלות בה ומציגות מוצרים או שירותים דומים. תוסיפו לזה את העובדה שמדובר בשוק גלובלי ותקבלו גם תחרות מחו"ל, יתכן ממדינות בהן יש כוח עבודה זול והן מסוגלות לתת מחירים תחרותיים יותר. לא חסרים קשיים בעולם העסקים, מרגולציות שונות ועד משברים כלכליים ומצב ביטחוני – הכל משפיע על מכירות העסק. מציאות קשה זו מחייבת את העסקים לעבוד ביעילות מרבית על מנת לשפר את הרווחיות. הורדת עלויות הייצור ועלויות התפעול הן שאיפה של כל מנהל. כולם מסכימים על זה אך הקושי הוא בביצוע, הורדת עלויות ייצור ותפעול היא לא דבר פשוט.

המפתח להורדת העלויות, הגדלת הרווחיות ושיפור כוחו של העסק מול התחרות בשוק עובר בשיפור תהליכי העבודה. כל מנהל חייב תמיד למצוא את הדרכים לשפר ולייעל את תהליכי העבודה בארגון. אך בארגונים גדולים למנהלים יש קושי לקבל מידע בזמן אמת. הארגון מתנהל בכבדות בשל גודלו ולמנהלים חסרה תמונות מצב עדכנית בכל רגע נתון. שיפור תהליכי העבודה יכול לגרום לעובדים שלכם להספיק יותר ביום העבודה שלהם, להשיג יותר מכירות מול הלקוחות, לנהל יותר טוב את תהליך השיווק, להפחית את עלויות הלוגיסטיקה, להעריך נכון את כמות המלאי הדרושה ועוד.

בואו נסביר את הנושא ברמת המיקרו, ברמת העובד הבודד כמו למשל מנהל הרכש אשר צריך להחליט כמה מלאי של חומרי גלם יש להחזיק במחסני החברה. החלטה זו תלויה בין היתר בכמויות המכירות הצפויות בחודשים הקרובים – אם יהיו הרבה מכירות יש צורך בהרבה יצור ויותר חומרי גלם. מצד שני חומרי הגלם יקרים ואין שום עניין לקנות יותר מידי או פחות מידי. ניתן לשפר את תהליכי העבודה של מחלקת הרכש בעזרת מערכת בינה עסקית אשר מסוגלת לנתח מידע קיים, לזהות עונתיות ולתת לכם תחזית מכירות המבוססת על נתונים אמתיים. מערכת שכזו תשפר מאוד ביצועי מחלקת הרכש ובכך תשפר את ביצועי הארגון באופן כללי.

לא חסרות דוגמאות פרטניות של פונקציות שונות בארגון בהן ניתן לייעל ולשפר את תהליכי העבודה. ברור שישנו צורך במערכות ממוחשבות המסוגלות לעבד במהירות כמויות גדולות של מידע ולהשתלב בכל הדרגים של הארגון ולתת לכולם ערך מוסף בגזרת העבודה שלהם. מערכות שכאלו משפרות את תהליכי העבודה של העובד הפשוט המבצע פעולות רוטיניות ועד המנהלים אשר צריכים מידע שוטף המאפשר להם לראות את התמונה המלאה ולקבל את ההחלטות הנכונות. מערכת שכזו תשפר את ביצועי הארגון ותיתן לו יתרון על פני המתחרים.