כל בעל עסק מוצא את עצמו מתמודד לקראת סוף החודש עם דיווחי השעות של העובדים שלו. כאשר מדובר על עסק משרדי, כמו למשל משרד עורכי דין או רואי חשבון, התהליך הרבה יותר פשוט ופחות מסובך. כל עובד ששכח במשך החודש להחתים נוכחות בכניסה או ביציאה, אמור בדרך כלל לשלוח על כך מייל מסודר למעסיק, אשר מתקן בצורה ידנית את דוח הנוכחות של העובד. אך מה קורה כאשר מדובר על עסק המכיל מאות עובדים? מדובר על מאות של מיילים, הנשלחים על ידי העובדים שפתאום נזכרו לגבי החסרים שלהם. זהו ללא ספק בלגן מיותר, אשר ניתן לפתור אותו בצורה פשוטה וללא יותר מידי התעסקות. מערכת דיווח שעות חכמה באמצעות הסמארטפון יכולה לאפשר לכל עובד לדווח על שעות העבודה שלו, מכל מקום ובכל זמן.
מערכת דיווח שעות חכמה באמצעות הסמארטפון – למה כל עסק חייב להתקין אותה?
קודם כל, מדובר על מערכת שיכולה לעשות סדר בכל הבלגן. לכל עובד יש גישה נוחה לדף הנוכחות החודשי שלו, הוא יכול לעקוב אחרי השעות שהוא עבד, להבחין בחסרים ולדווח על כך בזמן למעסיק שלו. בצורה כזו, נמנע כל הבלגן של המיילים בסוף החודש. המערכת מאפשרת תקשורת נוחה בין העובד למעסיק, העובד יכול לשלוח תיקוני שעות, בקשות שונות וכדומה. המעסיק יכול לענות לו בזמן אמת, ולספק סיבה לסירוב או לאישור שלו. בצורה כזו, כל הנתונים נשמרים ומגובים, וניתן לחזור לעקוב אחרי כל בקשה של העובד. בנוסף, כאשר מדובר על עסק המחזיק בסוכני שטח, זוהי הדרך האולטימטיבית לעקוב בצורה יעילה אחר שעות העבודה המדויקות שלהם. במקום לסמוך על דיווח מילולי, העובד יכול ללחוץ על שעת כניסה לעבודה דרך האפליקציה, דבר שיאושר על ידי המיקום של גוגל. ניתן להגדיר כי החתמת הנוכחות תוכל להיעשות רק במיקומים מסוימים, דבר שימנע דיווחי שעות לא אמינים.
לסיכום, מערכת דיווח שעות חכמה באמצעות הסמארטפון מאפשרת לכל עובד ולכל מעסיק גישה נוחה לדיווחי השעות, למעקב אחר חיסורים ושעות נוספות ולתקשורת נוחה יותר. מדובר על כלי שימושי, המאפשר לייעל את עבודת העסק.