מאז 1992 ועד היום תוכנת האקסס כבשה את תחום מערכות המידע עבור ארגונים קטנים עד בינוניים והפכה את יכולות השימור ואחזור המידע להרבה יותר פשוטות. התוכנה ניתנת להטמעה בקלות וכמו כן ניתן להפיק ממנה יכולות נדרשות בהתאמה אישית באמצעות תכנות ע"י אנשי מקצוע. בשורות הקרובות נפרט את יתרונות התוכנה וכיצד מפתחים אותה לצרכי הארגון באופן מושלם.
מהי אקסס ומהם יתרונותיה?
אקסס הינה תוכנה, שבדומה לאקסל המוכרת והוותיקה, מציעה למשתמש להכניס נתונים בצורה ידנית או אוטומאטית לטבלאות מסודרות, לקשר ביניהן וע"י כך להפיק את הדוחות הנדרשים. השוני לעומת האקסל, הוא בכך שלמשתמשים (שהם לא אדמיניסטרטורים) אין גישה ישירה לבסיסי הנתונים ועל כן ניתן תמיד לשחזר ולעקוב אחר השינויים ללא כל בעיה. בנוסף, לאדמיניסטרטור שמנהל את הממשק ישנה הסמכות להעניק הרשאות לביצוע פעולות מסוימות וע"י כך המערכת מתנהלת בצורה מושכלת ונבונה. לאקסס מספר יתרונות נוספים עבור הארגון כגון :
- ניתן לבצע בה שינויים והרחבות בקלות (יפורט בהמשך).
- אפשר לשלבה עם מערכות קיימות של בסיסי נתונים כגון sharepoint, SQL, Oracle ועוד.
- התוכנה מציעה יכולות ייבוא וייצוא נרחבות לרבות עבודה עם קבצי אקסל, XML ואחרים.
- מאפשרת שימוש בתגיות חכמות.
- קיימות מגוון אפשרויות לסינון והפקת דוחות.
בנוסף, שטף העבודה המהיר עם תוכנת האקסס הופך אותה לקלה לשימוש ותפעול בכל ארגון שמעוניין לעבוד בצורה חכמה.
יכולות ההתאמה האישית באקסס
כאמור, האקסס הינה בסיס נתונים אך כזה שניתן להתאמה אישית לצרכי הארגון ולכל מטרה ספציפית. ניתן לפתח את התוכנה וע"י כך ליצור ממנה תוכנות משנה עם פונקציונאליות ייעודית וליהנות משלל היתרונות המובנים של האקסס, וזאת לצד יתרונות נוספים כגון תמיכה מלאה ע"י המפתחים, יכולות הרחבה, שירות גיבויים, תמיכה מלאה באתרי אינטרנט ואוטומציה של טפסים, מתן הדרכות לעובדי הארגון והאדמיניסטרטורים ועוד. תהליך פיתוח תוכנה באקסס מתבצע תוך שיתוף פעולה מלא בין נציגי הארגון והמפתחים. לעיתים רבות ניתן להוריד את אב הטיפוס באופן חופשי וחינמי מאתר הבית של בית התוכנה על מנת להתרשם מהיכולות, לאפיין את המערכת המוצעת ולנסח תוספות, הרחבות ושינויים נדרשים. אחת האפשרויות המבטיחות ביותר בפיתוח תוכנה באקסס הוא הוספת מודולים שונים ומגוונים בסביבה המקומית או האינטרנטית, וע"י כך לאפשר ללקוחות כמה שיותר אפשרויות לניהול מערכת המידע של הארגון וקבלת המידע השלם מרחוק או ברשת הפנימית.
חשוב מאוד לבחור בית תוכנה שלו ניסיון רב בפיתוח תוכנה בסביבת אקסס עם מגוון רחב של תוכנות חינמיות להתנסות, שירות מקיף ומלא מרגע התכנון ועד להטמעה, כולל תמיכה טכנית מלאה וניסיון מוכח בשטח בעבודה עם ארגונים מוכרים.